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PROCEDIMIENTO
Administrar las Novedades de Planta de Personal
Versión 1
Código GEM-TH-PR-001
Proceso Gestión del Talento Humano del Sector Educativo Estado Vigente
1. OBJETIVO
Administrar las novedades de la planta de personal y generar los actos administrativos que documenten dichas novedades en la Secretaría de Educación y en los Establecimientos Educativos. 
2. ALCANCE
Inicia con la recepción y verificación de las novedades administrativas de la planta de personal (a petición de parte o por procesos internos de la entidad) junto con los documentos soporte y termina con la generación de informes sobre las novedades administrativas reportadas incluyendo el informe mensual para el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio. Incluye el trámite dado a las novedades administrativas como: traslados, permutas, reubicaciones, licencias, permisos, encargos, cubrimiento de vacantes y requerimientos de personal, comisiones, ausencias y abandono del cargo, renuncias, insubsistencias, retiro del servicio, vacaciones y reintegros de personal, pasando por la generación del acto administrativo, las firmas de los funcionarios competentes y la notificación del mismo. 
3. RESPONSABLE
Profesional Universitario
4. CONDICIONES GENERALES
El presente documento describe el procedimiento Administrar las novedades de planta de personal, indicando su objetivo, alcance, explicación detallada de cada una de las actividades que lo conforman, las áreas involucradas en el mismo, los entes externos con los cuales tiene relación en caso de aplicar, los registros que proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas y los documentos de origen externo que pueden afectar o rigen dicho procedimiento.
Este diseño detallado se complementa con un flujograma, que describe gráficamente las actividades que conforman el procedimiento ; así mismo, instructivos de los formatos para describir las instrucciones de diligenciamiento de cada uno de sus campos. Igualmente se incluyen los instructivos de actividades necesarios, cuando se requiere especificar el paso a paso de la actividad que se debe ejecutar.
 
5. DEFINICIONES
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

. Ley 715 de 2001, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
. Decreto 3020 de 2002 modificado por el artículo 1 Decreto Nacional 2446 de 2012 adicionado por el Decreto número 4318 del 2005, por el cual se establecen los criterios y procedimientos para organizar las plantas de personal docente y administrativo del servicio educativo estatal que prestan las entidades territoriales y se dictan otras disposiciones.
. Decreto 2813 de 2000, por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 584 de 2000.
. Decreto Ley 2277 de 1979 y sus modificaciones, por el cual se adoptan normas sobre el ejercicio de la profesión docente.
. Decreto 1083 de 2015 y sus modificaciones, por el cual se dictan disposiciones sobre comisiones en el exterior.
. Ley 115 de 1994 y sus modificaciones, por la cual se expide la Ley General de Educación.
. Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.
. Ley 50 de 1990, por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.
. Decreto 520 de 2010, por el cual se reglamenta el artículo 22 de la Ley 715 de 2001, en relación con traslados de docentes y directivos docentes.
. Decreto 231 de 2016, por el cual se fijan las escalas de viáticos.
. Decreto 2813 de 2000, por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 584 de 2000.
. Directiva Ministerial No. 14 de 2002. Protección a los docentes amenazados y desplazados.
. Decreto 2831 de 2005, por el cual se reglamentan el inciso 2° del artículo 3° y el numeral 6° del artículo 7° de la Ley 91 de 1989, y el artículo 56 de la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones.
. Decreto 1075 de 2015 y sus modificaciones, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación.
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Recibir solicitud de novedad de personal
Líder de la Unidad Administrativa y Financiera Profesional Universitario de Recursos Humanos
Correo electrónico, GED
El funcionario recibe la solicitud por medio de correo electrónico o del GED; con los documentos soporte.
Verificar documentación según normatividad
Profesional Universitario de Recursos Humanos
. Aplicativo Humano
. Sistema Maestro
. Solicitud
El Profesional Universitario recibe documentos de los docentes o directivos docentes que hacen la solicitud. De acuerdo con esto verifica que la documentación entregada esté completa según el requerimiento.

De las entidades competentes, se reciben las órdenes judiciales que generan reintegros o traslados.

Con estos documentos registrados se procede a realizar el estudio basado en la normatividad específica para cada uno de los casos además de tener en cuenta la necesidad del servicio para la prestación del servicio educativo de forma eficaz.
Tramitar novedades según su naturaleza
Líder de la Unidad Administrativa y Financiera Profesional Universitario de Recursos Humanos
Sistema de Información - Aplicativo Humano
El funcionario de Recursos Humanos de la SEM, realiza todo el tramite respectivo en el Sistema de Información Humano, de acuerdo a la novedad, da informe al Líder de la Unidad Administrativa y financiera para su aprobación.
Si el Líder de Administrativa y Financiera de la SEM, aprueba el trámite, el procedimiento continúa en la actividad: Clasificar Según el tipo de novedad; de lo contrario continua con la siguiente actividad
Elaborar oficio de rechazo de trámite
Profesional Universitario de Recursos Humanos
Oficio de rechazo de solicitud
Elabora el oficio de rechazo del trámite el cual es dirigido al funcionario solicitante, explicando claramente los motivos del rechazo. Lo envía al funcionario a través de los medios establecidos para tal fin en la SEM, tales como correo electrónico para notificaciones, finalizando de esta manera el procedimiento.
Clasificar Según el tipo de novedad
Profesional Universitario de Recursos Humanos
Documento
Clasifica los documentos según el tipo de novedad y trámite correspondiente de acuerdo con los requerimientos establecidos para tal efecto. Y analiza las observaciones hechas sobre la novedad por el funcionario designado de su trámite.
Generar acto administrativo de novedad
Profesional Universitario de Recursos Humanos Auxiliar Administrativa de Recursos Humanos
Acto Administrativo que legaliza la situación administrativa específica
La auxiliar administrativa de Recursos Humanos proyecta el acto administrativo de acuerdo con la novedad tramitada, contando con el visto bueno del profesional de Recursos Humanos de la SEM.
Verificar el cumplimiento del acto administrativo frente a los requisitos del usuario
Profesional Universitario de Recursos Humanos
Visto Bueno del Acto administrativo
Verifica que el acto administrativo de novedades de personal SEM se ajuste a lo solicitado por el usuario, o por la administración, comprobando los datos personales, tipo de novedad y contenido del acto administrativo.
Enviar acto administrativo para revisión
Profesional Universitario de Recursos Humanos Auxiliar Administrativo de Recursos Humanos
Documentos radicados a través del Sistema GED
Se envía a través del GED el acto administrativo al área jurídica, para que este sea revisado de acuerdo a la normatividad vigente, posteriormente se da traslado para la recolección de firmas y numeración
Verificar el cubrimiento de vacante
Profesional Universitario de Recursos Humanos
Sistema de Información HUMANO
Se determina la generación o no de vacante, en caso afirmativo continúa con el procedimiento. Controlar la planta de personal, en caso de no cubrimiento continúa con la siguiente actividad
Grabar novedades que modifiquen la nómina
Auxiliar Administrativo de Recursos Humanos
Novedades grabadas en el Sistema de Información HUMANO
Se actualiza en el Sistema de Información HUMANO, las novedades que afectan la nómina.
Diligenciar y entregar el Formato para entrega de puesto de trabajo
Directivo docente, docente o administrativo
El funcionario debe realizar el empalme respectivo del puesto de trabajo a su jefe inmediato o reemplazo, con la entrega del formato debidamente diligenciado y los informes que en el mismo se indican.
Enviar acto administrativo con soportes a nómina
Auxiliar Administrativo de Recursos Humanos
Actos administrativos y documentos soporte
Envía todos los actos administrativos de novedades de planta de personal al proceso Administración de novedades.
Adicional notificar al Rector de la Institución donde sale el funcionario y para donde va (en caso de traslados)
Generar reporte de novedades tramitadas
Auxiliar Administrativo de Recursos Humanos
Informe mensual de novedades de planta
Se elabora el informe mensual de Novedades de Planta para entregar al proceso Controlar la planta de personal.
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 26/May/2023
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 26/May/2023

 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 26/May/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 26/May/2023